Guide · Regnskapsfører
Bytte regnskapsfører – slik gjør du det, steg for steg
Ja, du kan bytte regnskapsfører når som helst, også midt i året. Les oppdragsavtalen, velg ny regnskapsfører, si opp skriftlig med en sluttdato og avtal overlevering av regnskapsmaterialet, normalt som SAF-T. Meld så ny regnskapsfører i Enhetsregisteret, og gi tilganger i Altinn og regnskapssystemet. Den nye regnskapsføreren hjelper deg med det meste.
Sist oppdatert .
Seks steg
Slik bytter du regnskapsfører – 6 steg
Rekkefølgen under gir et ryddig bytte uten hull i ansvaret. Fra steg 2 tar den nye regnskapsføreren normalt mye av arbeidet.
Steg 1: Les oppdragsavtalen
Finn fram avtalen med regnskapsføreren du har i dag, og se etter dette:
- Oppsigelsestid og eventuell bindingstid
- Hva som skal leveres når oppdraget avsluttes, og i hvilket format
- Honorar for sluttarbeid, for eksempel uttrekk av data eller arbeid i oppsigelsestiden
- Hvem som eier lisensen til regnskapssystemet – du eller byrået
Finner du ikke avtalen, kan du be regnskapsføreren om en kopi. Det er en helt vanlig forespørsel.
Steg 2: Velg ny regnskapsfører
Snakk med en eller flere regnskapsførere, og be om et skriftlig tilbud som viser hva som inngår. Etter regnskapsførerloven § 5-1 skal det nye regnskapsforetaket som hovedregel, før det tar oppdraget, be den forrige regnskapsføreren opplyse om forhold som tilsier at oppdraget ikke bør tas.
Etter gjeldende god regnskapsføringsskikk (GRFS) får den forrige regnskapsføreren plikt til å svare når det er avklart hvem som skal overta, og svaret skal komme uten ugrunnet opphold. Det som kommer fram i svaret, kan den nye regnskapsføreren dele med deg.
Dette er en fast rutine, ikke et tegn på mistanke eller konflikt.
Steg 3: Si opp skriftlig
Send oppsigelsen på e-post eller brev med ønsket sluttdato, og be om en skriftlig bekreftelse. Avklar samtidig hvem som leverer:
- Siste mva-melding før byttet
- Siste a-melding før byttet
- Årsregnskap og skattemelding for fjoråret, hvis de ikke er levert
Du kan bruke denne teksten som utgangspunkt:
Vi sier med dette opp oppdragsavtalen om regnskapstjenester for (selskapsnavn), org.nr. (nummer), med virkning fra (dato). Vi ber om skriftlig bekreftelse på oppsigelsen og på hvem som leverer mva-melding og a-melding for (termin og måned). Ny regnskapsfører er (navn), som tar kontakt om overlevering av regnskapsmateriale og regnskapsdata.
Steg 4: Få regnskapet overlevert
Når oppdraget avsluttes, skal regnskapsmaterialet og regnskapsdataene utleveres til deg så snart som mulig. Etter GRFS overføres regnskapsdataene i SAF-T Regnskap hvis ikke annet er avtalt. Be om:
- Bilag, hovedbok og saldobalanse
- Kunde- og leverandørreskontro
- Avstemminger og lønnsgrunnlag
- Innsendte rapporter med kvitteringer
- Oversikt over åpne frister og kjente avvik
Regnskapsmaterialet er ditt. Regnskapsførerens egne, interne arbeidspapirer er noe annet og følger ikke nødvendigvis med. Bedriften er selv ansvarlig for å oppbevare regnskapsmaterialet, som hovedregel i fem år etter regnskapsårets slutt (avtaler og vesentlig korrespondanse i 3 år og 6 måneder), jf. bokføringsloven § 13.
Slik gjør vi det i Flyd: Tidligere år henter vi inn fra SAF-T-filen. For inneværende år legger vi inn åpningsbalansen manuelt i Tripletex, med åpne poster, slik at du starter med riktige saldoer.
Steg 5: Registrer ny regnskapsfører og gi tilgang i Altinn
Byttet meldes til Enhetsregisteret i Samordnet registermelding hos Brønnøysundregistrene. Du fyller inn den nye regnskapsførerens organisasjonsnummer, og regnskapsføreren får en signeringsoppgave i sin Altinn-innboks og bekrefter der. Å melde ny regnskapsfører koster ingenting hos Brønnøysundregistrene (endringen står ikke på gebyrlisten). Flyd AS har org.nr. 933 662 934.
Altinn er godt i gang med overgangen fra roller til tilgangspakker, og tilgang via de gamle rollene opphører 31.12.2026. Regnskapsførerrollene som er registrert i Enhetsregisteret, videreføres som tilgangspakker. Fullmakter som tidligere er delegert manuelt, må gis på nytt som tilgangspakker i Altinn, nå til den nye regnskapsføreren. Gi bare de pakkene som trengs.
Fullmakter du selv har delegert manuelt til den gamle regnskapsføreren, fjerner du under Tilgangsstyring i Altinn når overleveringen er dokumentert.
Daglig leder eller styreleder registrerer Flyd som ny regnskapsfører i Altinn, og vi hjelper deg med det. Den gamle regnskapsføreren fjernes da automatisk.
Steg 6: Regnskapssystem, bank og integrasjoner
Du kan bytte regnskapsfører uten å bytte system. Det viktigste er å vite hvem som eier lisensen. Eier du den selv, gir du bare den nye regnskapsføreren tilgang i Tripletex, PowerOffice, Visma eller det systemet du bruker. Eier byrået lisensen, må dataene eksporteres og flyttes.
Når Flyd tar over, får vi brukeradministratortilgang i ditt Tripletex og setter opp brukere, bank og integrasjoner derfra. Gamle brukere fjernes. Integrasjoner som bruker API-nøkler, må kobles til på nytt når den gamle brukeren forsvinner – ellers stopper de.
Et bytte av regnskapsfører er også en god anledning til å spørre om systemet fortsatt passer. Noen ganger er det riktig å bytte samtidig, andre ganger er det tryggere å vente til etter årsoppgjøret. Les om ERP og systemvalg.
Tid
Hvor lang tid tar et bytte?
Det avhenger mest av oppsigelsestiden i avtalen og hvor raskt materialet blir overlevert. Selve registreringen i Enhetsregisteret går raskt, siden enkle endringer behandles maskinelt. I praksis er det oppsigelsestiden som setter takten.
Hvor lang tid byttet tar, avhenger av hvor raskt det gamle byrået overleverer og når oppsigelsen gjelder fra. Du får en konkret plan i oppstartsmøtet.
Pris
Hva koster det å bytte regnskapsfører?
Å melde ny regnskapsfører koster ingenting hos Brønnøysundregistrene. Kostnadene ved et bytte kommer fra avtalene dine:
- Honorar til den gamle regnskapsføreren i oppsigelsestiden
- Sluttarbeid eller uttrekk av data, hvis avtalen sier det
- Oppstart og eventuell opprydding hos den nye regnskapsføreren
- Systemlisens eller flytting av data, hvis du må over på et nytt abonnement
Oppstartsprisen avtales i tilbudet du får fra oss.
Lisens
Hvem eier lisensen til regnskapssystemet?
Står lisensen i ditt navn, følger systemet og dataene med deg, og den nye regnskapsføreren får bare tilgang. Står den i byråets navn, må dataene flyttes til et abonnement du eier eller den nye regnskapsføreren setter opp.
Kort fortalt
Kan jeg bytte regnskapsfører når som helst?
Ja. Ingen lov binder deg til regnskapsføreren du har. Det som avgjør hvor raskt du kan gå, er oppdragsavtalen: der står oppsigelsestiden, eventuell bindingstid og hva det koster å avslutte. Det finnes ingen felles oppsigelsestid for regnskapsførere, så les avtalen før du setter en sluttdato.
De fleste bytter fordi de vil ha noe mer, ikke fordi noe har gått galt. Vanlige grunner er:
- Du vil ha tettere oppfølging og en fast kontaktperson
- Du vil ha rådgivning, ikke bare bokføring
- Prisen står ikke lenger i forhold til det du får
- Systemet passer ikke lenger, eller du vil automatisere mer
- Virksomheten vokser og trenger mer kompetanse, for eksempel på lønn eller integrasjoner
Når er det lurt å bytte?
Mange bytter ved årsskiftet fordi det gir et naturlig skille, men det går fint midt i året. Det ryddigste er å bytte rett etter at en mva-termin og en a-melding er levert, slik at det er tydelig hvem som har ansvaret for hva.
Unngå å bytte rett før fristene for årsregnskap og skattemelding uten en klar avtale om hvem som leverer dem.
Sjekkliste
Sjekkliste – bytte regnskapsfører
Før du sier opp
- Les oppdragsavtalen: oppsigelsestid, binding og honorar for sluttarbeid
- Sjekk hvem som eier lisensen til regnskapssystemet
- Velg ny regnskapsfører
Oppsigelse
- Si opp skriftlig med sluttdato, og be om bekreftelse
- Avklar hvem som leverer siste mva-melding, a-melding og årsoppgjør
Overlevering
- Bilag, hovedbok og saldobalanse
- Kunde- og leverandørreskontro med åpne poster
- Avstemminger og lønnsgrunnlag
- Innsendte rapporter med kvitteringer
- SAF-T-fil
- Oversikt over åpne frister og kjente avvik
Tilganger og system
- Meld ny regnskapsfører i Samordnet registermelding
- Gi bare de tilgangspakkene i Altinn som trengs
- Gi ny regnskapsfører tilgang i regnskapssystem, bank og bilagsløsning
- Fjern manuelt delegerte fullmakter til det gamle byrået under Tilgangsstyring i Altinn
- Fjern gamle brukere og tilganger når overleveringen er dokumentert
- Koble integrasjoner med API-nøkler til på nytt når gamle brukere fjernes
Spørsmål og svar
Ofte stilte spørsmål om å bytte regnskapsfører
Kan jeg bytte regnskapsfører midt i året?
Ja. Avtal en tydelig overgangsdato, og avklar hvem som leverer siste mva-melding, a-melding og årsoppgjøret. Det ryddigste er å bytte rett etter at en termin er levert.
Hvor lang oppsigelsestid har en regnskapsfører?
Det finnes ingen felles lovbestemt oppsigelsestid. Den står i oppdragsavtalen, så les den før du setter en sluttdato.
Må den gamle regnskapsføreren gi fra seg regnskapet?
Ja. Etter god regnskapsføringsskikk (bransjestandarden GRFS) skal regnskapsmaterialet og regnskapsdataene utleveres til deg så snart som mulig når oppdraget opphører. Regnskapsdataene overføres i SAF-T-format hvis ikke annet er avtalt.
Hvorfor kontakter den nye regnskapsføreren den gamle?
Regnskapsførerloven § 5-1 krever som hovedregel at det nye regnskapsforetaket, før det tar oppdraget, ber den forrige regnskapsføreren opplyse om forhold som tilsier at oppdraget ikke bør tas. Det er en fast rutine, ikke et tegn på problemer.
Hvordan gir jeg ny regnskapsfører tilgang i Altinn?
Meld ny regnskapsfører i Samordnet registermelding. Regnskapsføreren får en signeringsoppgave i sin Altinn-innboks og bekrefter der. Regnskapsførerroller som er registrert i Enhetsregisteret, videreføres som tilgangspakker i Altinn. Ekstra fullmakter gir du som tilgangspakker under Tilgangsstyring i Altinn.
Koster det noe å melde ny regnskapsfører til Brønnøysundregistrene?
Nei. Å melde ny regnskapsfører koster ingenting hos Brønnøysundregistrene (endringen står ikke på gebyrlisten). Eventuelle kostnader kommer fra avtalene med den gamle og den nye regnskapsføreren.
Må jeg bytte regnskapssystem når jeg bytter regnskapsfører?
Nei, ikke nødvendigvis. Sjekk hvem som eier lisensen. Eier du den selv, kan den nye regnskapsføreren få tilgang i det samme systemet, for eksempel Tripletex.
Hva skal jeg be om å få overlevert?
Bilag, hovedbok, saldobalanse, kunde- og leverandørreskontro, avstemminger, lønnsdata, innsendte rapporter med kvitteringer, SAF-T-fil og en oversikt over åpne frister og kjente avvik.
Hva gjør jeg hvis den gamle regnskapsføreren ikke svarer eller holder tilbake materialet?
Ta det opp skriftlig, og vis til at regnskapsmaterialet etter god regnskapsføringsskikk skal utleveres til deg så snart som mulig når oppdraget opphører. Den nye regnskapsføreren kan hjelpe deg med å følge opp. Bransjestandarden tar ikke stilling til om materialet kan holdes tilbake, for eksempel ved ubetalt honorar. Er dere uenige, bør du snakke med den nye regnskapsføreren eller en rådgiver før du går videre.
Har du et spørsmål vi ikke har svart på? Ta kontakt med oss, så svarer vi så raskt vi kan.
Rogaland og Agder
Hva gjør Flyd for deg når du bytter?
Du skal ikke måtte kunne prosessen for å bytte. Når du har sagt ja, tar vi oss av overgangen.
- Vi tar kontakt med den forrige regnskapsføreren før vi tar oppdraget, slik regnskapsførerloven § 5-1 krever, og følger opp overleveringen.
- Vi henter inn tidligere år fra SAF-T og legger inn åpningsbalansen for inneværende år i Tripletex, med åpne poster.
- Vi får brukeradministratortilgang i ditt Tripletex og setter opp brukere, bank og integrasjoner.
- Du får en fast kontaktperson som kjenner virksomheten din.
Vi tar ansvar for regnskapet fra avtalt startdato. Det gamle byrået har ansvaret for perioden før det.
Vi har kontorer i Rogaland og Agder. Ser du etter en regnskapsfører i Stavanger, sitter vi på Forus, midt i Stavanger-regionen.
Ta en uforpliktende prat med oss. Vi ser på avtalen og systemet du har i dag, og forteller deg hvordan et bytte vil gå for deg.